De gemeente Zwolle was een van de eerste gemeenten die met drie verschillende vormen van het berichtenverkeer werkte: BGT-BOR, LV-BGT en BAG-BGT. Inmiddels zijn we 1,5 jaar verder. En wij zijn natuurlijk heel benieuwd naar de ervaringen. Daniël Driessen, BGT-beheerder bij de gemeente Zwolle: “Dankzij het berichtenverkeer gaat de synchronisatie tussen de verschillende registraties nu zo’n 40% sneller. Het levert ons dus een enorme tijdswinst op.”
Automatisch berichtenverkeer een vanzelfsprekende stap
Volgens Harm Russcher, functioneel beheerder geo-informatiesystemen bij gemeente Zwolle, was het vanzelfsprekend om 1,5 jaar geleden te starten met het automatisch berichtenverkeer. “Het voorkomt dat we onnodig heel veel handelingen moeten verrichten. De BGT is de leidraad voor onze werkprocessen, dus dat willen we zo goed mogelijk ingericht hebben. Het berichtenverkeer zorgt voor een helder overzicht en we kunnen ook heel duidelijk zien welke objecten of kenmerken er ontbreken. Dus zodra het berichtenverkeer beschikbaar was, wilden we dat inrichten.”
Registraties synchroon met elkaar
Zo gezegd, zo gedaan. Na het berichtenverkeer tussen de BGT en de BOR heeft gemeente Zwolle daar al snel de BAG en de Landelijke Voorziening aan toegevoegd. Het berichtenverkeer heeft vooral als doel om de verschillende registraties op een efficiënte manier te synchroniseren. “Voor we met het berichtenverkeer gingen werken, waren de verschillende registraties niet synchroon met elkaar”, vertelt Russcher. “Door de koppelingen hebben we veel fouten en dubbelingen uit de registraties kunnen halen.”
Erwin te Velthuis, integraal BOR-beheerder, beaamt dat er een verbeterslag van de kaart gemaakt is. “Groen en wegen waren bijvoorbeeld niet synchroon tussen de BGT en de BOR. Dezelfde groenstrook kwam in twee verschillende wijken voor. Dat kan natuurlijk niet. Dankzij de koppeling zijn de verschillen tussen de BGT en de BOR beter inzichtelijk en hebben we die inmiddels aardig weggewerkt.”
“En we hebben niet alleen een kwaliteitsslag gemaakt, maar ook een actualiteitsslag”, vult Russcher aan. “Gegevens zijn nu sneller te muteren en inzichtelijk te maken. We kunnen de kaarten dus beter up-to-date houden. De groenkaart liep eerst 1,5 jaar achter, maar die kunnen we nu makkelijker actueel houden. Daar heeft iedereen baat bij. Werkvoorbereiders hebben bijvoorbeeld betrouwbare, volledige en actuele kaarten nodig. Dat kunnen we hen nu ook bieden. En natuurlijk zijn er ook nog wel wat verbeterpuntjes, maar daar wordt door Sweco hard aan gewerkt.”
Tijdswinst: van een paar uur naar enkele minuten
Eén van de belangrijkste efficiëntievoordelen van het berichtenverkeer is toch wel de tijdwinst. “Dat zit vooral in het verminderde aantal handelingen. Voorheen moest ik mutaties voor de Landelijke Voorziening downloaden, un-zippen en importeren. Dat gaat nu allemaal automatisch. Waar ik eerst een paar uur meer bezig was, doe ik nu in enkele minuten. De tijd die ik bespaar, benut ik nu om de BGT verder te optimaliseren met het SVB-BGT kwaliteitsbeheerdashboard”, vertelt Driessen. “Daarbij komt dat ik de mutaties eerst altijd binnen 20 dagen moest downloaden vanaf BRAVO. Dat gebeurt nu allemaal automatisch. Eerder kon ik dus nooit langer dan 3 weken op vakantie”, voegt hij daar nog lachend aan toe.
BAG-beheerder Dominique van Es is het met hem eens. Ook zij geeft aan dat de werkprocessen dankzij het berichtenverkeer veel efficiënter zijn ingericht. “Eerst kreeg ik mutaties altijd via de e-mail aangeleverd. Nu krijgen we die automatisch en missen we niks meer. We verwerken de mutaties in dg DIALOG BGT en zetten ze vervolgens in de BAG-leveringen. Zo kunnen we alles netjes bijhouden in een mooi overzicht.”
Interne samenwerking nu nog efficiënter
Bij de gemeente Zwolle heeft het berichtenverkeer niet alleen de werkprocessen geoptimaliseerd, maar ook de interne samenwerking verbeterd. Volgens Dominique van Es is het een extra stimulans geweest om nog beter met elkaar samen te werken. “De verschillen tussen de BGT en de BAG waren bijvoorbeeld erg groot. Toen de implementatie plaatsvond, hebben we met elkaar doorgenomen hoe de werkprocessen bij iedereen in elkaar zitten. We weten nu dus beter hoe het werkt en we zoeken elkaar veel op om de kwaliteit te waarborgen. Nu wordt de kwaliteit van de BAG bijvoorbeeld ook door de BGT verbeterd. We hoeven dat dus niet meer ieder voor zich te doen.”
Meer informatie
Wil je meer weten over het berichtenverkeer tussen de BGT, de BAG, de BOR en de Landelijke Voorziening? Of ben je benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met het efficiënter inrichten van de werkprocessen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Wij denken graag met je mee.
