Hoe beslis je als gemeente om het berichtenverkeer te gebruiken? En hoe ziet zo’n ingrijpend traject eruit? Gemeente Oldenzaal hakte in de zomer van 2016 de knoop door en heeft inmiddels het BGT-BOR Berichtenverkeer in gebruik. Hiervoor gebruikt de gemeente de BOR-applicatie Obsurv en de BGT-applicatie dg DIALOG BGT. We spraken met hen over alle veranderingen, uitdagingen en de voordelen die dit uiteindelijk oplevert.
Blik op de toekomst
Al in 2016 zette gemeente Oldenzaal volop in op integraal werken tussen de beheerders openbare ruimte & de beheerders grootschalige topografie. Toen bleek het werkproces nog wat efficiënter en effectiever te kunnen. Functioneel beheerder Tom Hofstee: “Onze aanpak verschilde niet veel met die van andere gemeenten. Toch wilden we een verschil maken door gebruik te maken van geautomatiseerd berichtenverkeer. Het is niet meer van deze tijd om met mailtjes en geeltjes je organisatie te sturen. De kans dat je wat mist is te groot.”
De gemeente wilde graag zowel technisch als organisatorisch klaar zijn voor de toekomst. Hofstee: “De komst van het BGT-BOR Berichtenverkeer biedt perspectief om met betere en actuelere informatie te gaan werken. Sweco verzorgde de inrichting en heeft een bijdrage geleverd aan het meer integraal werken van de verschillende teams.”
Uitdagingen onderweg
Het berichtenverkeer tussen BGT-BOR bood de gemeente uiteindelijk de oplossing. Tijdens zo’n traject komen altijd nieuwe uitdagingen en vragen naar boven. Ook in Oldenzaal speelden de volgende vragen: Hoe gaan we om met achterstanden in databeheer? Welke invloed heeft dat op het aantal berichten? Moeten we niet eerst de data op orde maken, het liefst op bijna 100% van de topografische werkelijkheid?
Werkprocessen opstellen
Coördinator gegevensbeheer Erik Leuverink: “We hebben op tijd ingezien dat we aan de slag moesten met het beschrijven van onze processen. Dus wie veroorzaakt een mutatie, wie meldt dat, en wanneer? Zo achterhaal je of je misschien een paar stappen eerder al kunt weten wat er gaat veranderen. Wij hebben dat bijvoorbeeld gedaan door in onze civieltechnische en onderhoudsbestekken op te nemen dat de uitvoerder – na het uitvoeren van de primaire taken – ook verplicht wordt gesteld om de revisiegegevens aan te leveren in het door ons geëiste formaat. Zodat we onze gegevens daarmee kunnen actualiseren.”
De technische implementatie is hierdoor spoedig verlopen en uiteindelijk is besloten om niet te wachten tot alle data 100% in sync was. Dit leverde tijdelijk extra werkdruk op, aangezien mensen vanuit het beheerteam wijzigingsverzoeken doorsturen en de landmeters van de gemeente nieuwe situaties aanleveren. Hierdoor waren de beheerders genoodzaakt hun data verder op orde te brengen.
Efficiëntie-opbrengst door Berichtenverkeer
De komst van het BGT-BOR Berichtenverkeer heeft de gemeente veel efficiëntie opgeleverd. Tom Hofstee: “Het heeft ons een efficiëntie-opbrengst van meer dan een factor twee opgeleverd. Nu hebben we tijd voor het inrichten van processen en het bedenken van toepassingen van de BGT voor de gehele organisatie.”
Leuverink vult aan: “We gaan samen met de beheerders openbare ruimte in overleg en met hen in kaart brengen wat de informatiebehoefte is, welke gegevens zij nodig hebben. Tot nu toe hebben wij dat bepaald vanuit het model BGT. Maar dit willen we nu graag van hen horen. Wij passen dat toe en zorgen ervoor dat zij optimaal bediend worden. En tegelijkertijd werken we aan een steeds betere kwaliteit van onze data.”
Meer informatie
Wilt u meer weten over het BGT-BOR Berichtenverkeer, of één van onze andere diensten of producten? Neem dan contact met ons op, we helpen u graag verder.