Op dit moment werkt bijna iedereen vanuit huis. En waar wij onze klanten voorheen nog vaak hielpen via de telefoon, kunnen we tegenwoordig overal op afstand systemen overnemen. Bijvoorbeeld via Teamviewer of Teams. Dit is al een hele verbetering, maar bij gemeente Peel en Maas gaan we nog een stap verder. Daar heeft Sweco-adviseur Boudewijn Spiering een medewerkersaccount, waarmee hij direct in het systeem kan. Dit heeft veel voordelen. Diane Peeters, Informatiebeheerder Basisregistraties en Geo-informatie: “We merken dat de lijntjes veel korter zijn en we zo efficiënter en flexibeler werken.”
Tijdwinst door deze werkwijze
Gemeente Peel en Maas werkte in 1998 al met de voorloper van dg DIALOG BGT en is nog altijd gebruiker van onze software. Het is één van hun standaard werkwijzen om externen een medewerkersaccount te geven. Dat geldt dus ook voor Sweco. “Het biedt heel veel flexibiliteit om op deze manier te werken”, vertelt Rob Timmermans, Teammanager Facilitair en Informatietechnologie. “En dat werkt twee kanten op. Wij bieden op deze manier flexibiliteit, maar krijgen dat ook terug. We hebben één contactpersoon, die we altijd kunnen benaderen voor vragen. Dingen worden dan ook heel snel opgelost.” Collega Pierre Opstals, medewerker geo-informatie, vult aan: “Deze manier van werken levert veel tijdswinst op. Je kunt je vragen natuurlijk ook stellen via de helpdesk, maar zo zijn de lijnen veel korter.”
Op basis van vertrouwen
Deze constructie vraagt natuurlijk ook om heel wat vertrouwen vanuit gemeente Peel en Maas. “Daar kijk ik heel praktisch tegenaan. Vaak wordt gezegd dat je vertrouwen moet verdienen, maar eigenlijk kan dat niet zonder vertrouwen te geven. Je wilt samen iets bereiken en vooraf voer je daar gesprekken over. Als je daar dan een goed gevoel bij hebt, moet je bereid zijn om iemand ook het vertrouwen te geven”, vertelt Timmermans. “Natuurlijk wordt er wel een geheimhoudingsverklaring getekend en we werken met een verwerkersovereenkomst. We maken goede afspraken, maar veel gebeurt op basis van vertrouwen en dat gaat heel erg goed”, voegt Diane Peeters daar nog aan toe.
Sparringpartner
Waar de gemeente Peel en Maas dan regelmatig hulp bij inroept? Volgens Peeters gaat het vaak om inhoudelijke vragen. “Boudewijn heeft een enorme kennis over de BGT. We vragen hem vaak om advies, vanwege zijn expertise.” Pierre Opstals is het met haar eens: “Het is fijn dat Boudewijn op afstand altijd even mee kan kijken. Hij is echt een sparringpartner, maar ik vraag hem ook hele praktische dingen. Bijvoorbeeld wanneer ik een foutmelding krijg in de verwerking met de Landelijke Voorziening. Het is prettig dat ik zo’n vraag dan niet per se via de helpdesk hoef te stellen. Boudewijn logt in en kijkt even mee. Dan is het ook zo weer opgelost.”
Volgens Timmermans zijn er meer voordelen: “Wij zijn heel flexibel en dat betaalt zich ook terug”, vertelt hij. “Doordat wij doorlopend contact hebben met Boudewijn, krijgen wij ook tips wanneer wij daar niet om vragen. Juist doordat Boudewijn op afstand in ons systeem kan, vallen hem soms ook andere dingen op waar hij dan advies over geeft. Dat vinden wij heel prettig.”
Een prettige werkwijze
Ook voor Sweco is het prettig om op deze manier voor gemeente Peel en Maas te kunnen werken. “Het is heel fijn dat wij zoveel vertrouwen krijgen van gemeente Peel en Maas. En ook bij een aantal andere gemeenten werken we zo. Op die manier kunnen wij veel extra waarde leveren. Daarnaast biedt het ons inzicht in hoe ons product bij de klant werkt. Dat nemen we ook weer mee in de doorontwikkeling van dg DIALOG BGT”, aldus Boudewijn Spiering.
Meer informatie
Heb je vragen over de werkwijze bij gemeente Peel en Maas? Of ben je benieuwd hoe we jouw organisatie zo efficiënt mogelijk kunnen helpen met de BGT? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Wij denken graag met je mee.
